نرم افزار بایگانی دیوانیار
مقدمه
سران دفاتر اسناد رسمی جهت نگهداری مدارک و اسناد و حفظ بایگانی اسناد دریافتی خویش با مشکلات بسیار عدیده ای روبرو میباشند که همه بزرگواران مخاطب به صورت کامل، عالم بر این امر مهم میباشند که بخشی از این مشکلات شامل افزایش بی رویه کاغذهای مصرفی و نگهداری بی دلیل آنان و همچنین زمان زیاد برای کپی برداری از مستندات پرونده که اغلب نیازی به آنان نمی باشد و علاوه بر این دست مسائل، تخصیص نیروی متعهد و دلسوز که بتواند در سمت بایگان انجام وظیفه نموده و کلیه مدارک را بصورت کامل جمع آوری نماید و در پرونده های مربوطه بصورت منظم و بدون هیچ گونه ایرادی بایگانی نماید همیشه برای سران دفاترموجب تشویش افکار بوده و هست فلذا با طراحی و ارائه این نرم افزار این نگرانیها را بصورت کامل مرتفع نموده ایم و با بررسی های بعمل آمده و تحقیقات علمی و عملی در دفاتر اسناد رسمی و مشورتهای فراوان با سران دفاتر به این نتیجه رسیدیم که اقدام به طراحی نرم افزاری کنیم که دارای کاربردی بسیار در دفاتر اسناد رسمی باشد و در بایگانی اسناد به زعم این جانبان تحولی شگرف ایجاد خواهیم نمود که براین مطلب اعتقاد قلبی و کامل و راسخ داریم . شایان ذکر می گردد برای طراحی این نرم افزار از برنامه نویسان کارآمد و نیروی انسانی متعهد و دلسوز با سوابق چند ده ساله در زمینه کار دفاتر اسناد استفاده گردیده است فلذا توجه شما بزرگواران را فقط به یکی از مشخصه های بسیار مطلوب این نرم افراز جلب می نماییم که همه دفاتر قدیمی بدفعات متناوب با این مسئله دست و پنچه نرم کرده اند که برای پیدا کردن کپی و یا پاسخ دادن به جواب استعلامات هر یک از مراجع قضایی و سایر مراجع مربوطه ملزم به پاسخگویی هستند که گاه با صرف ساعت ها و حتی روز ها جهت یافتن آنها ، در نهایت به نتیجه خاصی نرسیده اند وبعضاً سران دفاتر اسناد را در تیررس برخی از اتهامات گذارده اند ولی با نصب و راه اندازی این برنامه با حداقل کار و زمان در حد چند ثانیه قادر به پاسخگویی به پاسخ استعلامات مربوطه خواهید بود که قطع به یقین آرامش سران در پاسخ گویی زودتر و سریع تر و دقیق تر در سایه این نرم افراز میسر می باشد و همچین این نرم افزار در آینده نه چندان دور با همراهی و استقبال شما عزیزان قادر خواهد بود که تمامی اطلاعات کلیدی در سیستم ثبت آنی را بصورت اتوماتیک ضبط و ذخیره نماید و هر آنچه در آینده با تغییراتی در سیستم ثبت آنی مواجه گردیدیم بتوانیم با اعمال این تغییرات در نرم افزار ، سایه به سایه آن قدم برداریم و در پایان معرفی این نرم افزار کاربردی، معروض هستیم که این نرم افزار صدرصد اجرائی در دفاتر اسناد رسمی می باشد و همچنین وظیفه خود دانسته از کلیه عزیزانی که ما را در تهیه این نرم افزار یاری دادند از جمله سران دفاتر تهران 111 (جناب آقای سیروس) ، 188 (جناب آقای آریانفر) ، 126 (جناب آقای کمالی) ، 1092 (جناب آقای حسن زاده) صمیمانه تشکر وقدردانی می نماییم.
لزوم استفاده از سیستم اتوماسیون بایگانی مدارک در دفاتر اسناد رسمی
دفاتر اسناد رسمی جهت نگهداری مدارک و اسناد خود با مشکلات عدیده ای روبرو هستند از جمله افزایش روز افزون حجم اسناد کاغذی ، کمبود مکان و فضای مورد نیاز و هزینه های زیادی که صرف کاغذ ، دستگاه کپی و ... میشود. همچنین لزوم دسترسی مداوم به بایگانی و جستجوی اسناد باعث اتلاف وقت کارمندان دفاتر خواهد شد. فرسودگی و استهلاک کاغذ ، مفقودی ، مخدوش شدن ، نواقص احتمالی پرونده ها و همچنین خطرات نگهداری اسناد فیزیکی در بایگانی دفاتر اسناد رسمی از قبیل آتش سوزی ، زلزله ، سیل و ... از دیگر ضروریات استفاده از سیستم اتوماسیون بایگانی میباشد.
نرم افزار دیوانیار راه حل مناسب به منظور اتوماسیون بایگانی دفاتر اسناد رسمی
اهداف نرم افزار دیوانیار
- رسیدن به اتوماسیون های بدون کاغذ (PaperLess Automation)
- آزاد شدن فضای مربوط به نگهداری اسناد کاغذی و اختصاص آن به کاربری مناسب تر
- قابلیت اسکن اسناد توسط کاربر
- کاهش هزینه های موجود در حفظ و نگهداری اسناد کاغذی
- حفظ و نگهداری ایمن مدارک و اسناد بایگانی با کیفیتی بسیار مطلوب
- بایگانی نامحدود اسناد و مدارک
- جستجوی پیشرفته و دسترسی سریع و آسان به اسناد و مدارک بایگانی شده
مهمترین امکانات نرم افزار دیوانیار
- انطباق کامل سرفصل های اسناد و معاملات این نرم افزار با سیستم ثبت آنی و هچنین قابلیت اسکن مدارک گواهی امضاء ، اندیکاتور ، برابر اصل ، گواهی عدم حضور ، قبوض سپرده ، درخواست سند تک برگی، کارتابل سردفتر و سایر اسناد متفرقه با ظاهری زیبا و کاربر پسند
- تعریف پیش فرض کلیه مستندات دریافتی اسناد و معاملات طبق اصول بایگانی دفاتر اسناد رسمی جهت سهولت دریافت مستندات و اسکن آنها و همچنین جلوگیری از خطای کاربر جهت دریافت کامل مدارک از متعاملین
- ورود اطلاعات کلیدی در هر سند علاوه بر اسکن مدارک (سیتم فوق علاوه بر اسکن مدارک ، قابلیت بایگانی اطلاعات مهم وکلیدی سند را نیز دارا میباشد.)
- قابلیت خروجی گروهی اسناد از داخل نرم افزار به محیط ویندوز با فرمت JPG بصورت کاملاً مرتب و دسته بندی شده
- قابلیت افزودن مدارک به نرم افزار از طریق اسکنر به صورت مستقیم با پشتیبانی از انواع اسکنرهای معتبر
- قابلیت افزودن مدارک از قبل اسکن شده با فرمتهای گرافیکی دلخواه مانند: PDF-PNG-BMP-GIF-JPGو ... از محیط ویندوز به محیط نرم افزار
- قابلیت استفاده از تکنیکDrag And Drop در محیط نرم افزار جهت افزودن مدارک اسکن شده
- اعلام اخطار در صورت ثبت تکراری یک سند
- تشخیص صحت کد ملی و شناسه ملی در صورت ورود آن توسط کاربر
- قابلیت افزودن سوابق به صورت اتوماتیک
- توانایی نگهداری مدارک به تعداد و حجم نامحدود با بهره گیری از قدرتمند ترین بانک اطلاعاتی
- قابلیت جستجوی بسیار دقیق و پیشرفته در کلیه اسناد و معاملات و همچنین گواهی امضاء طبق اطلاعات مهم و کلیدی ثبت شده در هر سند
- قابلیت ایجاد سطوح دسترسی مختلف جهت کاربران بطور مثال نمایش مدارک برای کاربران بدون امکان ذخیره یا چاپ توسط کاربر
- قابلیت نصب تک و چند کاربره بر روی شبکه و امکان مدیریت متمرکز اسناد
- گزارشات متنوع از قبیل گزارش نواقص اسکن (یافتن اسنادی که اسکن مدارک آنها ناقص انجام شده است) ، گزارش اسناد از قلم افتاده ، گزارش اسناد روزانه و گزارش نمایش لیست اسناد بصورت کامل
- تولید شده با تکنولوژی .Net و استفاده از بانک اطلاعاتی قدرتمند SQL
- پشتیبان گیری و Backup اتوماتیک از کلیه اطلاعات و مدارک اسکن شده بصورت روزانه و با تعاریف دلخواه برای افزایش امنیت ذخیره سازی مدارک و همچنین قابلیت انتقال به هارد اکسترنال
- خدمات پشتیبانی به مدت 12 ماه بصورت رایگان پس از خرید نرم افزار