سران دفاتر اسناد رسمی جهت نگهداری مدارک و اسناد و حفظ بایگانی اسناد دریافتی خویش با مشکلات بسیار عدیده ای روبرو میباشند که همه بزرگواران مخاطب به صورت کامل، عالم بر این امر مهم میباشند که بخشی از این مشکلات شامل افزایش بی رویه کاغذهای مصرفی و نگهداری بی دلیل آنان و همچنین زمان زیاد برای کپی برداری از مستندات پرونده که اغلب نیازی به آنان نمی باشد و علاوه بر این دست مسائل، تخصیص نیروی متعهد و دلسوز که بتواند در سمت بایگان انجام وظیفه نموده و کلیه مدارک را بصورت کامل جمع آوری نماید و در پرونده های مربوطه بصورت منظم و بدون هیچ گونه ایرادی بایگانی نماید همیشه برای سران دفاترموجب تشویش افکار بوده و هست فلذا با طراحی و ارائه این نرم افزار این نگرانیها را بصورت کامل مرتفع نموده ایم و با بررسی های بعمل آمده و تحقیقات علمی و عملی در دفاتر اسناد رسمی و مشورتهای فراوان با سران دفاتر به این نتیجه رسیدیم که اقدام به طراحی نرم افزاری کنیم که دارای کاربردی بسیار در دفاتر اسناد رسمی باشد و در بایگانی اسناد به زعم این جانبان تحولی شگرف ایجاد خواهیم نمود که براین مطلب اعتقاد قلبی و کامل و راسخ داریم . شایان ذکر می گردد برای طراحی این نرم افزار از برنامه نویسان کارآمد و نیروی انسانی متعهد و دلسوز با سوابق چند ده ساله در زمینه کار دفاتر اسناد استفاده گردیده است فلذا توجه شما بزرگواران را فقط به یکی از مشخصه های بسیار مطلوب این نرم افراز جلب می نماییم که همه دفاتر قدیمی بدفعات متناوب با این مسئله دست و پنچه نرم کرده اند که برای پیدا کردن کپی و یا پاسخ دادن به جواب استعلامات هر یک از مراجع قضایی و سایر مراجع مربوطه ملزم به پاسخگویی هستند که گاه با صرف ساعت ها و حتی روز ها جهت یافتن آنها ، در نهایت به نتیجه خاصی نرسیده اند وبعضاً سران دفاتر اسناد را در تیررس برخی از اتهامات گذارده اند ولی با نصب و راه اندازی این برنامه با حداقل کار و زمان در حد چند ثانیه قادر به پاسخگویی به پاسخ استعلامات مربوطه خواهید بود که قطع به یقین آرامش سران در پاسخ گویی زودتر و سریع تر و دقیق تر در سایه این نرم افراز میسر می باشد و همچین این نرم افزار در آینده نه چندان دور با همراهی و استقبال شما عزیزان قادر خواهد بود که تمامی اطلاعات کلیدی در سیستم ثبت آنی را بصورت اتوماتیک ضبط و ذخیره نماید و هر آنچه در آینده با تغییراتی در سیستم ثبت آنی مواجه گردیدیم بتوانیم با اعمال این تغییرات در نرم افزار ، سایه به سایه آن قدم برداریم و در پایان معرفی این نرم افزار کاربردی، معروض هستیم که این نرم افزار صدرصد اجرائی در دفاتر اسناد رسمی می باشد و همچنین وظیفه خود دانسته از کلیه عزیزانی که ما را در تهیه این نرم افزار یاری دادند از جمله سران دفاتر تهران 111 (جناب آقای سیروس) ، 188 (جناب آقای آریانفر) ، 126 (جناب آقای کمالی) ، 1092 (جناب آقای حسن زاده) صمیمانه تشکر وقدردانی می نماییم.
دفاتر اسناد رسمی جهت نگهداری مدارک و اسناد خود با مشکلات عدیده ای روبرو هستند از جمله افزایش روز افزون حجم اسناد کاغذی ، کمبود مکان و فضای مورد نیاز و هزینه های زیادی که صرف کاغذ ، دستگاه کپی و ... میشود. همچنین لزوم دسترسی مداوم به بایگانی و جستجوی اسناد باعث اتلاف وقت کارمندان دفاتر خواهد شد. فرسودگی و استهلاک کاغذ ، مفقودی ، مخدوش شدن ، نواقص احتمالی پرونده ها و همچنین خطرات نگهداری اسناد فیزیکی در بایگانی دفاتر اسناد رسمی از قبیل آتش سوزی ، زلزله ، سیل و ... از دیگر ضروریات استفاده از سیستم اتوماسیون بایگانی میباشد.
